Когда организации в деятельности используют автомобили (для служебных поездок или перевозок грузов), возникает много вопросов по списанию израсходованного топлива. Рассмотрим, что следует учитывать при списании топлива в бухгалтерском и налоговом учете в случае, если организация эксплуатирует автомобиль только для собственных нужд.
Какие документы нужны для списания топлива
Автомобильная перевозка считается перевозкой для собственных нужд организации, если:
- она не является основным видом деятельности и носит вспомогательный характер;
- на автомобиле перевозятся работники или имущество, принадлежащее организации на праве собственности или иных законных основаниях;
- автомобиль находится в собственности организации либо используется по договору аренды, безвозмездного пользования и т.д.;
- водителем автомобиля является работник организации.
В общем случае при коммерческих перевозках должны применяться путевые листы установленных форм. В ситуации, когда автомобиль используется для нужд организации и только на территории нашей страны (т.е. для внутриреспубликанских перевозок), могут применяться путевые листы установленных форм либо путевые листы, разработанные организацией самостоятельно и содержащие информацию о работе автомобиля и водителя. Это связано с тем, что внутриреспубликанские перевозки не регулируются законодательством об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках, поэтому применение путевых листов установленных форм необязательно.
Поездки на автомобиле за пределы (из-за пределов) нашей страны (например, при доставке экспортируемых товаров собственным транспортом белорусского продавца) относятся к международным. На них распространяются требования законодательства об автомобильных перевозках, в частности, обязанность оформлять путевые листы в установленном законодательством порядке. Этим порядком допускается применять путевые листы как установленной, так и самостоятельно разработанной и утвержденной формы, содержащей обязательные для путевого листа сведения. Поездки работников в загранкомандировки на служебном легковом автомобиле нанимателя, по нашему мнению, можно приравнять к международным перевозкам для собственных нужд. Полагаем, что такие поездки также оформляются путевым листом установленной или самостоятельно разработанной формы.
Однако путевого листа недостаточно. Топливо в бухучете списывается на основании первичных учетных документов (ПУД). Путевой лист к таким не относится. Он не содержит сведений о стоимости израсходованного топлива.
Организации должны вести накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. На их основании после сверки с путевыми листами списывается стоимость топлива.
Формы этих документов законодательно не утверждены, организации разрабатывают и утверждают их сами (с учетом требований, предъявляемых к ПУД).
Расход топлива по нормам
При эксплуатации автомобиля организация должна учитывать и контролировать количество израсходованного топлива. На территории нашей страны действуют обязательные нормы расхода топлива, установленные Минтрансом, а в отношении международных перевозок норма расхода топлива определяется руководителем.
Бывают ситуации, когда Минтрансом норма еще не установлена. Так происходит, если организация приобрела для себя автомобиль новой модели или модификации. В таком случае организация может применить временную норму — контрольный расход топлива, указанный заводом-изготовителем в технической документации на автомобиль.
Временную норму можно применять не более шести месяцев. Поэтому организация должна обратиться с заявкой на разработку нормы расхода топлива в РУП «БелНИИТ «Транстехника» (далее — Транстехника).
Транстехника рассчитывает норму расхода топлива по установленной методике, проводя контрольные замеры, а также на основании обработки полученных данных определяет норму расхода топлива и сообщает организации, подавшей заявку. После этого на протяжении трех месяцев данная норма проходит эксплуатационную проверку, при необходимости уточняется и затем передается на утверждение в Минтранс. После утверждения Минтрансом разработанная Транстехникой норма становится рекомендуемой для применения всеми организациями. Рекомендуемые нормы в течение года проходят эксплуатационную проверку, при необходимости корректируются и далее устанавливаются в качестве обязательных.
Обратим внимание, что установленные Минтрансом нормы расхода топлива (обязательные и рекомендуемые) относятся к линейным нормам. К ним в зависимости от условий эксплуатации автомобиля применяются понижения и (или) повышения, утверждаемые приказом руководителя организации. Условно назовем норму с учетом ее понижения (повышения) расчетной нормой. При определенных условиях эксплуатации эта расчетная норма может быть увеличена за счет дополнительного расхода топлива.
Отметим, что нет четких указаний, с какой точностью нужно устанавливать расчетную норму расхода топлива. Обязательные к применению нормы практически всегда содержат десятые доли литра (один знак после запятой). Однако размер дополнительного расхода топлива иногда имеет два знака после запятой. Полагаем, что данный вопрос можно закрепить в учетной политике организации.
Рассмотрим, как следует применять наиболее используемые повышения (понижения) линейных норм.
Повышение за минусовую температуру. Если автомобиль эксплуатируется в зимних условиях, линейную норму можно увеличить не более чем на 10%. Условия эксплуатации считаются зимними, если температура воздуха отрицательная, т.е. ниже 0 оС. Отметим, что температура 0 оС не считается отрицательной, соответственно, при такой температуре норма расхода топлива не повышается.
При применении повышения за минусовую температуру в организации должен быть назначен сотрудник, который будет проводить измерение температур на дату и время выпуска автомобиля на линию и регистрировать полученные результаты в специальном журнале.
Порядок измерения и учета температур при эксплуатации автомобиля за границей устанавливается руководителем.
Пример 1
Линейная норма расхода бензина на легковой автомобиль Citroen C5 2,0i установлена в размере 9,8 л на 100 км. Приказом руководителя для зимних условий норма повышается на 10%. На дату выезда автомобиля была зафиксирована минусовая температура.
Расчетная норма расхода бензина на 100 км составит 10,78 л (9,8 л + 9,8 л x 10%)
Повышение за численность. При поездках на автомобиле в городах линейная норма расхода топлива повышается в зависимости от численности населения этих городов в следующих размерах:
- не более 5% — от 100 до 300 тыс. чел.;
- не более 10% — от 300 тыс. до 1 млн чел.;
- не более 15% — от 1 до 3 млн чел.;
- не более 25% — свыше 3 млн чел.
Пример 2
При поездках в Минске организация использует автомобиль Toyota Highlander 3,3i. Линейная норма расхода бензина на этот автомобиль установлена в размере 11,1 л / 100 км. По данным Белстата, численность населения на 01.01.2016 в Минске составляет 1959781 чел. Приказом руководителя организации линейная норма расхода повышена на 15%.
Расчетная норма расхода бензина на 100 км составит 12,77 л (11,1 л + 11,1 л x 15%)
Понижение за покрытие дороги. При езде на асфальтированных и цементобетонных дорогах вне населенного пункта нормы расхода топлива нужно понижать, но не более чем на 15%.
Пример 3
Для доставки товара покупателям торговая организация использует автомобиль Mercedes Benz 507D 2,4D, который работает на дизельном топливе. Линейная норма расхода топлива на него установлена в размере 9,9 л / 100 км. Согласно приказу руководителя линейная норма расхода топлива понижается на 10% при эксплуатации автомобиля за пределами населенных пунктов на асфальтированных и цементобетонных дорогах.
Расчетная норма расхода дизельного топлива на 100 км при поездках за пределами населенных пунктов по асфальтированным и цементобетонным дорогам составит 8,91 л (9,9 л — 9,9 л x 10%)
Несколько повышений (понижений) сразу. Можно ли? Часто возникают ситуации, когда к линейной норме расхода топлива одновременно применяются несколько повышений или понижений. В таких случаях нормируемый расход топлива устанавливается с учетом их суммы и (или) разности.
Пример 4
На автомобиль ГАЗ-330202-408 (дв. ЗМЗ-405240) установлена линейная норма расхода бензина в размере 12,8 л / 100 км, к которой согласно приказу руководителя применяются следующие повышения и понижения:
- повышение на 5% — при эксплуатации автомобилей в городе с численностью населения от 100 до 300 тыс. чел.;
- повышение на 8% — при перевозке грузов без учета транспортной работы в тонно-километрах, а также при перевозке технологического оборудования или грузов, на которую не оформляется ТТН;
- повышение на 15% — при эксплуатации автомобилей в городе с численностью населения от 1 до 3 млн чел.;
- понижение на 11% — при эксплуатации автомобиля на участках дорог с асфальтобетонным и цементобетонным покрытием за пределами населенных пунктов (трасса).
Согласно путевому листу от 11.10.2016 автомобиль проехал с грузом 278 км, в том числе:
- по дорогам с асфальтобетонным и цементобетонным покрытием вне населенных пунктов — 150 км;
- по Солигорску (численность населения на 01.01.2016 — 106 503 чел.) — 10 км;
- по Минску (численность населения на 01.01.2016 — 1 959 781 чел.) — 118 км.
Расчетная норма на 100 км составит:
- 12,42 л (12,8 л + 12,8 л x 8% — 12,8 л x 11%) — по асфальтированным и цементобетонным дорогам;
- 15,74 л (12,8 л + 12,8 л x 8% + 12,8 л x 15%) — по Минску;
- 14,46 л (12,8 л + 12,8 л x 8% + 12,8 л x 5%) — по Солигорску.
Итого расход топлива по данной поездке:
- 12,42 л / 100 км x 150 км + 15,74 л / 100 км x 118 км + 14,46 л / 100 км x 10 км = 18,63 л + 18,57 л + 1,45 л = 38,65 л
Учет израсходованного топлива
В бухгалтерском учете стоимость фактически израсходованного топлива списывается в организации в зависимости от того, в каких целях эксплуатируется автомобиль.
Если для перемещения сырья, материалов или готовой продукции между своими подразделениями производственная организация использует автомобиль, то стоимость израсходованного топлива на такие поездки списывается на счет 25 «Общепроизводственные затраты». В зависимости от учетной политики затраты на топливо, учтенные на этом счете, в конце месяца списываются в дебет счета 20 «Основное производство» или субсчета 90-5 «Управленческие расходы» счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (если затраты на топливо условно-постоянные).
При использовании автомобиля для целей, связанных с общим управлением организации (например, для поездок в банк, в инспекцию МНС, на переговоры к клиентам), израсходованное топливо списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Все расходы, отраженные на счете 26, в том числе и расходы на топливо, в конце месяца списываются в дебет субсчета 90-5 счета 90.
На счете 44 «Расходы на реализацию» учитывается стоимость топлива, израсходованного организацией торговли. Также на этом счете отражает расходы на топливо производственная организация при доставке своей продукции покупателям. Расходы, учтенные на счете 44, списываются с него на субсчет 90-6 «Расходы на реализацию» счета 90.
В случае если автомобиль организации используется для целей, не связанных с предпринимательской деятельностью (например, доставка подарков детям в подшефные организации, а также бывшим сотрудникам, вышедшим на пенсию, и т.д.), расходы на топливо относятся в бухучете на счет 90 в состав прочих расходов по текущей деятельности.
В налоговом учете расходы на топливо, израсходованное на цели, связанные с производством и реализацией продукции, включаются в затраты в пределах установленных норм. Такими нормами являются обязательные, рекомендуемые, временные, а также разработанные Транстехникой по заявке организации.
При расчете налога на прибыль не учитывается стоимость топлива, израсходованного сверх указанных норм, а также использованного на цели, не связанные с предпринимательской деятельностью организации. В случае если временная норма применяется по истечении шести месяцев, стоимость всего израсходованного топлива как сверхнормативный расход не учитывается в расчете при налогообложении прибыли.
Отметим, что ранее принятый к вычету НДС по топливу, израсходованному сверх установленных норм или на нужды, не связанные с предпринимательством, восстанавливать не нужно. Это обусловлено тем, что перерасход и использование топлива на непредпринимательские цели не признаются ни порчей, ни недостачей.